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Audit informatique

Parce que la performance de votre entreprise dépend de plus en plus de la performance de votre système d’information, nous réalisons pour vous des audits complets ou partiels afin de rechercher les dysfonctionnements en matière de système d’information, informatique ou organisation.

Nous intervenons sur :

Audit des applications opérationnelles,
Audit des projets nouveaux,
Audit de la maintenance,
Audit de la sous-traitance, …
Audit de la sécurité,
Audit de l’architecture,
Audit des télécommunications,
Audit de l’organisation générale,
Audit de la planification,
Audit de la performance et des procédures,
Audit des applications opérationnelles,

Nos missions s’appuient notamment sur des référentiels reconnus au niveau international tels que COBIT, ITIL, ISO 17799…et sont toujours adaptées au contexte de nos clients.

Elles se composent de trois grandes phases, une enquête préliminaire puis une analyse détaillée suivie d’une synthèse. L’enquête préliminaire permet notamment d’établir un premier contact avec le client et de dresser un planning de travail. Les investigations détaillées qui permettent de dresser un bilan de l’existant se composent des entretiens et tests ; le rapport final étant rédigé durant la phase de synthèse. Ce dernier présente généralement, les points forts, les points faibles avec les recommandations associées. Il est organisé selon un formalisme très précis.

Les missions pour un audit informatique sont très structurées et reposent à la fois sur des entretiens et des tests. Ces derniers sont particulièrement importants car ce sont eux qui devront systématiquement permettre de justifier les points faibles relevés.

Les missions de diagnostics sont moins formelles que les audits et visent à dégager des axes d’amélioration à la suite d’une analyse de l’existant. Ce type de mission se base essentiellement sur des entretiens individuels et des études de documents.

Assistance à la rédaction d’appels d’offres et à la sélection de prestataires

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AMJ GROUPE vous assiste à la rédaction de vos appels d’offres

Vous souhaitez passer un ou des appels d’offres pour la sélection d’un prestataire mais ne disposez pas nécessairement du temps nécessaire au processus de sélection ? Dans ce cas, AMJ GROUPE peut vous assister pour :

identifier les sociétés potentiellement susceptibles de répondre à vos attentes,
rédiger les documents relatifs à l’appel d’offres / appels d’offres tels que : cahier des charges, CCAP, CCTP,…
définir les critères de sélection et modalités de choix,
répondre aux questions des soumissionnaires,
analyser et évaluer les réponses fournies,
établir une liste restreinte,
recevoir les candidats en liste restreinte,
aider au choix final.

AMJ GROUPE peut prendre en charge tout ou partie de ces travaux. Cela vous permet de vous dégager d’un certain nombre de tâches qui s’avèrent souvent assez consommatrices de temps comme par exemple la gestion des appels des soumissionnaires (questions, état d’avancement,…), l’évaluation des réponses, la rédaction des documents d’évaluation avec les synthèses associées, la gestion des rencontres avec les prestataires en liste restreinte,….

AMJ GROUPE est déjà intervenu à de très nombreuses reprises pour des choix de prestataires, notamment dans les domaines suivants :

hébergement de sites web,
tierce maintenance d’applications,
développements informatiques,
choix de progiciels,
élaboration de sites web,
schéma directeur informatique.

De plus, nous pouvons également vous assister dans la négociation du contrat ainsi que dans le pilotage du prestataire vis-à-vis de la mission qui lui sera confiée. En effet, AMJ GROUPE est aussi régulièrement intervenu dans des missions d’assistance au pilotage de prestataires.

Aide au pilotage de projets

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AMJ GROUPE peut apporter son assistance à la maîtrise d’œuvre ou à la maîtrise d’ouvrage dans le domaine du suivi et pilotage de projets.

Dans ce cadre, AMJ GROUPE peut participer à l’organisation et mise en place de la structure de suivi et pilotage, ainsi qu’à l’élaboration du plan d’assurance qualité du projet ainsi que des plannings et budgets prévisionnels.

Ensuite, AMJ GROUPE peut assurer l’organisation des points d’avancement ce qui comporte notamment la préparation des ordres du jour, l’animation des réunions et la rédaction des comptes rendus de réunion.

AMJ GROUPE peut également préparer les éléments nécessaires aux comités de pilotage du projet et en assurer l’animation si besoin.

Au fil de l’avancement du projet, AMJ GROUPE peut prendre en charge la tenue du planning ainsi que le suivi de tout ou partie du budget du projet.

Enfin, AMJ GROUPE peut élaborer les différents reportings de suivi d’avancement, de suivi des charges, faits marquants, risques,….

Assistance à maîtrise d’ouvrage

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Vous avez besoin d’assistance dans la mise en place de vos systèmes d’information ? Le pôle consulting d’AMJ GROUPE vous propose une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA).

La raison d’être de cette activité est d’assister la Maîtrise d’ouvrage face à la Maîtrise d’œuvre dans les domaines suivants :

Les différentes prestations d’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA)

A ce titre, AMJ GROUPE assure les entretiens et réunions de groupes de travail nécessaires pour permettre de recueillir les besoins. A l’issue de chaque entretien/ réunion, un compte rendu est rédigé. Il est ensuite soumis à la validation des participants et contribue à l’élaboration du recueil des besoins. A partir de l’analyse de ces éléments et des divers documents récupérés AMJ GROUPE, assure la rédaction du cahier des charges.

Les divers documents sont rédigés dans le respect de la charte de rédaction d’AMJ GROUPE. Par ailleurs les tâches sont exécutées conformément à la démarche d’assistance à maîtrise d’ouvrage d’AMJ GROUPE.

Une fois validé, ce document sert notamment de base à l’élaboration des cas de test qui seront utilisés lors de la recette. AMJ GROUPE rédige ainsi le cahier de recette et peut ensuite effectuer tout ou partie de l’exécution des cas de recette.

Si besoin, AMJ GROUPE peut prendre en charge la rédaction de la documentation utilisateurs. A ce stade et compte tenu de la connaissance fonctionnelle d’AMJ GROUPE, nous prenons généralement aussi en charge les formations des utilisateurs.

En parallèle, AMJ GROUPE peut également assurer le suivi et pilotage de l’ensemble du projet pour le compte de la maîtrise d’ouvrage.

Enfin, AMJ GROUPE peut assurer la communication et la conduite du changement auprès des utilisateurs concernés.

Nous pouvons cibler notre intervention sur un domaine particulier comme par exemple la rédaction de cahier des charges ou de cahiers de recette. Nous pouvons également couvrir l’ensemble des travaux de type assistance à maitrise d’ouvrage : du recueil des besoins à la recette en incluant une participation au pilotage de vos projets.

Construire son analytique

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La gestion analytique

La gestion analytique est aujourd’hui devenue un élément incontournable afin de piloter l’activité d’une entreprise.

Auparavant, les entreprises se contentaient souvent de démultiplier les comptes au sein de leur plan comptable afin de réaliser une gestion pseudo-analytique. Cela avait pour effet de disposer d’un plan composé d’une multitude de comptes et pouvait générer les problèmes suivants :

suivi analytique long et fastidieux par regroupement des totaux de comptes,
suivi de la balance des comptes complexe.

Actuellement, il est acquis que la comptabilité analytique doit être séparée de la comptabilité générale, de par la création d’axes analytiques, composés de centres analytiques. Ainsi, lors de la saisie des mouvements, pour chaque compte général utilisé en analytique, un ou plusieurs centres analytiques sont renseignés, de manière manuelle ou automatique, selon les paramétrages effectués.

Les comptes généraux utilisés en analytique sont généralement les comptes de charges et produits. En effet, une analyse sur l’ensemble de ces comptes permet de faire ressortir des résultats selon les critères souhaités (service, affaire, etc.).

Afin de définir au mieux l’analytique à mettre en place au sein d’une entreprise, il est nécessaire de se projeter sur les résultats escomptés. En effet, il est préférable de réaliser en premier lieu une maquette des états souhaités. Cela permet de :

visualiser au mieux les différents axes de restitution envisagés,
effectuer le tri parmi ces axes analytiques, afin de conserver les axes les plus pertinents,
regrouper les critères analytiques qui peuvent être associés, en tenant compte des contraintes des applications de gestion existantes. Par exemple, dans le cas où un axe analytique serait composé de 2 critères (département/service), il convient de s’assurer que les éditions dans les différentes applications de gestion de l’entreprise sont en mesure d’effectuer des regroupements et sous-totaux suivant l’un ou l’autre de ces critères.

Cela permet d’éviter l’erreur classique consistant à vouloir gérer trop d’axes analytiques (par exemple, par service, par projet, par zone géographique, etc.). Cela rend la saisie des mouvements très lourde et, de plus, ces informations ne s’avèrent pas toutes utiles pour l’entreprise.

L’imputation

Une fois que les axes analytiques ont été déterminés, il s’agit de s’assurer que la saisie des centres analytiques au sein des différentes applications de gestion soit possible dans tous les cas de figure. Par exemple, pour certains comptes de charges, il n’est pas toujours possible d’imputer directement une facture d’électricité sur un centre analytique donné. Il est alors nécessaire d’effectuer une répartition suivant divers critères pré déterminés, ce qui peut s’avérer complexe. Dans ce cas, il est parfois préférable de gérer certains axes analytiques uniquement sur des comptes de ventes.

Il s’agit également de s’assurer que l’analytique choisie soit compatible avec toutes les applications de gestion concernées (paie, gestion commerciale, comptabilité immobilisations). Dans ce cas, une étude doit être réalisée dans le but d’une harmonisation de l’analytique au sein de celles-ci. Cette étude doit notamment aborder le sujet de la codification, qui doit tenir compte des contraintes relatives à chaque application.

En termes de codification analytique, il convient d’ajouter qu’elle doit faire l’objet d’une analyse approfondie. Celle-ci permet de déterminer notamment le nombre de caractères requis pour chaque critère d’analyse au sein d’un axe analytique (par exemple : 3 caractères pour le département et 2 caractères pour le service).

Comment trouver un prestataire au meilleur prix ?

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Comment choisir un prestataire de développement ou de maintenance d’applications au forfait. Bien sûr nous possédons tous des processus de sélection de prestataires avec des grilles d’évaluation bien précises. Cependant, il est clair qu’avec l’expérience, les prestataires se sont habitués à répondre aux exigences toujours plus élevées en matière d’appels d’offres.

Aujourd’hui, dans un marché devenu extrêmement concurrentiel, force est de constater que certains prestataires pratiquent des prix particulièrement bas avec des offres particulièrement bien construites, ce qui dans toutes les grilles de sélection permet généralement d’être retenu à tous les coups. La meilleure qualité au plus bas prix ! Qui résisterait à une telle proposition ?

Malheureusement, il n’y a pas de miracle et il est impossible d’obtenir le top de la qualité avec le prix le plus bas. La qualité, cela à toujours un coût minimum.

Ce type d’offre présage généralement de conflits ultérieurs importants entre le commanditaire et son fournisseur. En effet, d’une manière ou d’une autre, le prestataire retenu va chercher par tous les moyens à rattraper l’écart qui existe entre le prix qu’il a pratiqué et le niveau de qualité qu’il a promis. A titre d’exemple, j’ai encore récemment vu des prestataires de maintenance réduire au maximum leurs coûts de maintenance corrective et leurs coûts unitaires de maintenance évolutive mais multiplier par trois leurs estimations de charges de développement après avoir été retenus.

Bien entendu, il ne s’agissait pas de la maintenance du logiciel de gestion commerciale de la PME du coin de la rue. Il s’agissait d’un contrat de maintenance de plusieurs applications au sein d’un grand groupe international.

Ceci n’est qu’un exemple, et les astuces et moyens des prestataires pour se rattraper sont légion.

D’autres prestataires n’hésitent pas à promettre des livraisons dans des délais qui sont tout simplement irréalisables. Là également, les conflits sont souvent nombreux et les déceptions importantes…

C’est la raison pour laquelle, AMJ-groupe procède systématiquement à une estimation des charges et délais. Cela permet en effet de déterminer ce qui semble être un coût raisonnable dans un délai réaliste. De plus, AMJ-groupe possède ses grilles spécifiques d’évaluation qui tiennent compte de ces éléments.

Enfin, dès l’appel d’offres, AMJ-groupe intègre des critères de qualité de la prestation attendue ainsi que des éléments de pilotage et de contrôle.