Progiciels

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Réussir l’analyse d’implémentation d’un progiciel

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L’analyse relative à l’implémentation d’un logiciel de gestion constitue l’étape la plus importante au sein de ce type de projet. En effet, elle décrit précisément la façon dont l’application sera paramétrée afin de répondre aux besoins fonctionnels de l’entreprise.

De manière générale, les fonctions du logiciel existant doivent être reprises pour la plupart au sein du nouveau logiciel. Afin de s’assurer que cela est effectivement le cas, il convient donc en premier lieu d’obtenir une bonne compréhension du mode de fonctionnement du logiciel existant.

Ensuite, une check-list des sujets à aborder lors de l’analyse doit être préparée par avance. Elle doit inclure l’ensemble des fonctionnalités en vigueur dans le logiciel existant, ainsi que les fonctions incluses dans le nouveau logiciel.

Le rapport d’analyse

Cette analyse est formalisée au sein d’un rapport, qui doit être soumis à l’entreprise pour validation. Cette validation est essentielle pour les raisons suivantes :

  • le rapport d’analyse constituera alors le document de référence, sur lequel chacun des intervenants du projet s’appuiera,
  • ce rapport permettra de disposer d’une ligne directrice claire valable pour la suite du projet,
  • il permettra de définir précisément le planning d’intervention et les charges imputables à chaque acteur du projet.

Le rapport d’analyse nécessite un cadre précis, afin de s’assurer que tous les sujets ont bien été évoqués. En effet, un des écueils les plus classiques dans un projet est bien souvent l’ajout de fonctionnalités ou de flux de données, qui avaient été oubliées lors de la phase d’analyse.

Cela conduit inévitablement à des décalages en termes de planning, ainsi qu’à des charges supplémentaires non budgétées.

Le rapport d’analyse doit être découpé de manière claire, de façon à ce qu’il soit compréhensible et sans ambiguïté. Il est dans ce cadre préférable de disposer d’un modèle par type de logiciel. Par exemple, en ce qui concerne l’implémentation d’une application de gestion commerciale,  le découpage du document en ce qui concerne les fichiers de base peut être effectué de la façon suivante :

  • gestion des fichiers de base
  • gestion des articles,
  • gestion des clients,
  • gestion des fournisseurs,
  • gestion des tarifs de vente,
  • gestion des tarifs d’achat.

Intégration de progiciels

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Un progiciel est un outil de travail au service des utilisateurs et de l’entreprise. Les principaux objectifs de la mise en place d’un progiciel sont les suivants :

  • optimisation de la productivité de vos utilisateurs,
  • pilotage de votre activité.

De manière générale, l’implémentation d’un progiciel ne se réduit pas à des phases d’installation et de formation. En effet, il s’agit d’un projet complet comprenant des étapes qu’il convient de respecter, afin d’en assurer la réussite.

Choisir et mettre en place un progiciel

Dans ce cadre, AMJ peut vous assister lors des différentes phases de la mise en place de vos progiciels, en se basant sur une méthodologie éprouvée :

En ce qui concerne le planning, AMJ prévoit aussi bien les charges des intervenants au sein du fournisseur du progiciel que celles de vos chefs de projet et utilisateurs, afin que le planning établi tienne compte des disponibilités de vos équipes.

Le planning doit également comporter des phases distinctes ainsi que des jalons, associés à des indicateurs d’alerte.

La définition du planning permet de maîtriser les étapes du projet, ainsi que les coûts et délais associés.

Par ailleurs, la validation des livrables par vos soins est capitale. Elle permet de s’assurer de la conformité face au projet initial et de s’adapter aux nouvelles contraintes. Cela conduit notamment à optimiser le coût du projet.

Sélection de progiciels

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Nous pouvons vous assister dans le choix de vos systèmes et outils pour maîtriser et piloter votre dispositif informatique :

  • Choix technologiques (matériels, réseaux, etc.),
  • Étude de produits,
  • Recherches et choix de progiciels, …

Il s’agit là d’aider à rechercher et/ou trouver un progiciel qui permettra de répondre le mieux possible aux besoins exprimés. En effet, face à la multitude de produits généralement disponibles sur le marché les clients souhaitent souvent sous-traiter ou se faire aider dans les tâches suivantes :

  • Présélection de produits
  • Définition de critères de choix
  • Evaluation des produits
  • Elaboration d’une liste restreinte à 2 ou 3 produits
  • Aide au choix final

Ceci suppose néanmoins que les besoins du client aient déjà été formalisés par écrit. Dans le cas contraire, l’étude de choix devra être précédée de la rédaction d’un cahier des charges ou d’une expression des besoins.

La démarche d’AMJ-groupe possède plusieurs étapes qui permettent de restreindre progressivement le choix pour aboutir au produit le plus adapté. Elle se caractérise notamment par son haut niveau de formalisation ainsi que par sa traçabilité.

Elle permet ainsi d’expliquer à chaque étape les raisons des filtrages successifs. Elle permet également de formaliser les échanges avec les éditeurs afin de permettre de faire reposer les choix sur des éléments tangibles et opposables en cas de besoin. Son fil conducteur correspond ainsi à la réduction des risques et à la sécurisation du choix.

A ce titre, nous rappelons qu’AMJ-groupe est totalement indépendant de tout éditeur de progiciel ce qui vous garantie la plus grande objectivité dans les analyses qui seront effectuées et les choix qui en résulteront.

Quels outils pour gérer les crises ?

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Quels sont les outils indispensables au bon fonctionnement de la cellule de crise : ?

Si tout le monde s’accorde pour considérer le téléphone et la messagerie comme des outils indispensables, les avis sont beaucoup plus partagés en ce qui concerne l’utilisation d’outils informatiques dédiés.

Des outils, peut-être, mais pour quels besoins ?

Espace d’échange et de communication

Tout d’abord, le premier besoin concerne la circulation de l’information, à l’intérieur de la cellule de crise aussi bien qu’avec les collaborateurs et les acteurs externes. En effet, il est nécessaire de disposer d’un espace partagé d’échange et de communication afin de connaître les bonnes informations au bon moment. L’un des objectifs de la mise en place de l’organisation de crise est d’optimiser la rapidité des échanges, afin d’arriver à des échanges proches du temps réel entre les événements et leur communication aux intéressés.

Tableau de suivi d’évènements

Outil de décision, de communication et d’échange d’information, le suivi d’évènements constitue un élément essentiel à mettre en place à l’intérieur de la cellule de crise. Il s’agit de l’un des besoins principaux, dont les objectifs sont de permettre de suivre en « temps réel » :

  • l’évolution de la situation (main courante),
  • les décisions et actions engagées en cellule de crise (main courante),
  • l’avancement des actions engagées avec alertes en cas de dépassement d’échéances,

et aider aux prises de décisions ainsi qu’à contrôler ce qui a été fait/ communiqué.

Outre le fait d’aider aux prises de décisions, le tableau de suivi d’évènements est également un aide mémoire qui doit permettre, au fil du temps, de se remémorer rapidement les actions engagées et leur statut. A ce titre, il est rappelé que la  cellule de crise peut être amenée à se réunir plusieurs fois par jour. De plus, ce tableau permet de suivre rapidement l’évolution de l’ensemble des actions engagées. Il permet aussi de générer automatiquement des alertes au cas où la date d’échéance d’une action serait dépassée.

Il existe bien entendu d’autres besoins mais qui ne sont pas détaillés ici. L’objet de cet article n’est que de donner une idée de certaines des fonctions importantes.

En ce qui concerne les solutions, il existe les détracteurs du « Tout manuel » et les détracteurs des « Outils ». Le tout manuel consiste à avoir recours à des assistant(e)s qui notent les évènements à la main avec les risques d’erreurs que cela implique.

Maintenant, pour ce qui est des outils, il est clair que tout outil utilisé en cellule de crise se doit d’être particulièrement fiable (et donc maintenu et régulièrement vérifié) et extrêmement simple d’utilisation. Bien entendu, les outils permettent une circulation accélérée de l’information et une fiabilité accrue.

Logiciel Géo-PLU en ligne sur le site internet communal

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Mettre son PLU en ligne permet de réduire les affluences et le temps passé pour des renseignements d’urbanisme.

De nombreuses sollicitations de la population (propriétaires, notaires, agents immobiliers, acquéreurs, …) concernent des renseignements d’urbanisme basiques :

  • Dans quelle zone se trouve cette parcelle ?
  • Est-ce que cette parcelle est impactée par une servitude, une zone de risque, … ?
  • Quelle est la réglementation de la zone de cette parcelle ?
  • Pouvez-vous m’imprimer un plan à échelle pour un dossier d’urbanisme ?

SERVICE À LA POPULATION

Avec la démocratisation d’internet, les habitants sont de plus en plus demandeurs de services en ligne leur évitant de se déplacer en mairie et leur permettant d’être informés en dehors des horaires d’ouverture de la mairie.

En quelques clics, Géo-PLU permet aux habitants de :

  • Localiser leur(s) parcelle(s).
  • Visualiser le PLU.
  • Recueillir les éléments PLU impactant leur(s) parcelle(s).
  • Editer la réglementation de la zone concernée.
  • Editer un plan à l’échelle.

Votre PLU est en cours de révision ou d’élaboration ? N’attendez pas !

En préparant les usagers, en amont, à l’utilisation d’un outil en ligne, vous réduirez notablement les habituelles surcharges de demandes générées par un nouveau PLU. De plus, la mise à jour des données est intégrée dans notre offre.

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