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Web mobile révolution

Pourquoi une révolution ?

Un marché en devenir

En 2016, il y avait environ 2,6 milliards de smartphones dans le monde. Selon le cabinet Park Associates, ce chiffre devrait atteindre 6,1 milliards d’ici 2020. En comparaison, fin 2010, on recensait environ deux milliards d’internautes sur PC. On peut donc parler de « Web Mobile Révolution » Leur nombre continuera à progresser mais plus lentement. En voici deux raisons importantes :

L’équipement en ordinateur dans les pays développés est arrivé à quasi saturation. En comparaison, le marché des smartphones est en pleine croissance et celui des tablettes le sera bientôt.
L’essentiel du potentiel de croissance de l’accès à internet des pays émergeants ou en voie de développement se fera par smartphones car ils y sont (et seront) plus aisément accessibles qu’un ordinateur.

Les sites internet pour mobiles (smartphones et tablettes) sont donc appelés à se développer de manière encore plus rapide et spectaculaire que leurs frères aînés pour ordinateurs il y a 10 ou 15 ans.

Un usage différent

Si le socle technique des sites internet pour mobiles est identique à celui des ordinateurs, il en va différemment de leur utilisation. En effet, ces sites correspondent à un besoin et un usage différent :

Un mobinaute peut être pressé, l’information doit donc être accessible très rapidement.
Il peut aussi chercher un passe-temps, le site doit être récréatif tout en étant adapté à son support de consultation dont les dimensions sont plus réduites.
Un site pour mobile ne doit pas nécessiter de concentration particulière car son visiteur n’est pas nécessairement dans des conditions propices (transports, en déplacement, en groupe).
Il doit limiter au maximum les interactions manuelles peu faciles sur un mobile, surtout lorsque celui-ci est utilisé d’une seule main.
Il doit s’adapter à l’utilisateur car un smartphone est avant tout un objet personnel bien souvent utilisé comme support pour les réseaux sociaux.
Il doit tirer parti au mieux du caractère nomade de son support pour offrir au mobinaute des services adaptés à sa localisation.

C’est pourquoi les sites internet pour mobiles doivent être pensés différemment. 2 Nouvelles contraintes, nouvelle approche Avant de se lancer dans le développement d’un site pour mobiles, il est utile de se rappeler quelques éléments essentiels qui vont conditionner cette réalisation.

De nouvelles contraintes

La diversité des navigateurs internet

Alors que le monde des ordinateurs personnels est caractérisé par une faible variété de navigateurs internet, celui des smartphones est beaucoup plus hétérogène. Parmi ceux qui existent, on pourra noter les plus répandus :

les déclinaisons du noyau Webkit sur les appareils Apple (iPhone, iPad), sur les appareils fonctionnant sur Androïd, et sur quelques plateformes propriétaires
Opera Mobile et Opera Mini
Internet Explorer Mobile

Il en résulte une difficulté accrue pour réaliser un site qui soit compatible avec les différentes plateformes. Il existe cependant des possibilités de tester son site sur différents types d’appareils en utilisant des émulateurs. On retiendra toutefois que l’application de quelques règles de bonnes pratiques associées à l’utilisation de standards favorise considérablement la portabilité d’un site.

Les limitations matérielles

Malgré les progrès spectaculaires réalisés lors des derniers mois, la configuration matérielle des smartphones reste inférieure celle des PC de bureau. Si les résolutions d’écran ont atteint un palier tout à fait acceptable (résolution de 800×400 points voire plus), la taille de l’écran est et restera un facteur limitatif. Ceci a un impact, non pas pour l’affichage des informations, mais en tant que dispositif tactile de pointage. A moins d’utiliser un stylet peu pratique et fort facile à perdre, les doigts du mobinaute offre une surface de contact importante, et donc peu précise. Il faut donc concevoir les éléments actifs de l’interface qui soient adaptés à cette contrainte (boutons, listes, …).

La plupart des smartphones ne disposent pas d’un clavier matériel. Celui-ci est remplacé par un clavier virtuel affiché à l’écran. Pour les même raisons que celles présentées ci-dessus, ce clavier virtuel occupe une place importante de l’écran, réduisant ainsi la surface d’affichage des pages du site. Les claviers des smartphones, qu’ils soient matériels ou virtuels n’offrent pas une ergonomie suffisante pour permettre la saisie de textes longs. Cette limitation doit également être prise en compte dans la réalisation d’un site web pour mobile. Enfin, le débit offert par les réseaux mobiles sur internet n’est pas encore aussi important qu’avec une connexion filaire classique. Cette contrainte qui tendra à s’atténuer dans le futur est aujourd’hui à prendre en compte si le site internet propose le téléchargement de gros volumes de données.

Quelques bonnes pratiques

Le W3C a énoncé les 6 commandements à respecter pour la réalisation d’un site web pour mobiles :

Epargnez le réseau
Libérez les utilisateurs
Appliquez les principes du web
Soyez flexible
Exploitez les terminaux mobiles
Optimisez les temps de réponse

Sans détailler tous ces points, il convient de souligner les quelques bonnes pratiques qu’il convient d’appliquer :

Faire preuve de simplicité

Cette règle est à appliquer en termes de présentation du site. Celle-ci doit être linéaire et intuitive. L’iconographie doit être explicite et universelle (des symboles plutôt que des textes). Les enchaînements de page doivent être logiques et la navigation implicite. Le style doit être épuré pour correspondre à un maximum de configurations.

Minimiser la taille

La taille des images doit être adaptée aux résolutions des mobiles (idéalement pas plus de 300 pixels de large). Elle doit être explicitement définie dans la page pour éviter toute adaptation du navigateur. Si cela est possible, prévoyez un mécanisme d’adaptation des images sur le serveur du site. La taille des pages doit aussi être limitée. En effet, si le défilement sur un écran d’ordinateur est une chose aisée, cela ne l’est plus avec un mobile. Cette opération doit donc être réduite si possible.

Aider l’utilisateur dans ses actions

Cette aide doit prendre plusieurs formes :

Limiter les entrées manuelles
Guider et contrôler la saisie avant envoi au serveur pour minimiser le risque d’erreur
Mémoriser les préférences pour éviter à l’utilisateur de devoir refaire des opérations identiques systématiquement à chaque visite.

Optimiser les échanges de données

Il faut compresser les données nécessaires au chargement des pages et éviter des envois inutiles de données au serveur si ces dernières ne servent que du côté client (stocker localement les données sur le mobile).

Quels supports pour réaliser un site ?

Un site internet est constitué d’un assemblage de composants technologiques dont les rôles sont complémentaires : HTML, CSS, Javascript, images, vidéos. Il existe différentes versions et différents formats pour ces composants. Voici quelques conseils pour bien les choisir :

La famille HTML

Il existe plusieurs déclinaisons du langage HTML et de ses dérivés (XML et XHTML). En ce qui concerne les sites web pour mobiles, le W3C préconise fortement l’emploi du Document Type XHTML 1.0 Strict lorsqu’on souhaite rendre compatible un site à la fois pour les ordinateurs et les mobiles. Le Media Type recommandé pour les fichiers html est text/html.

Du style avec CSS

Les feuilles de style en cascade, aussi appelées CSS de manière abrégée, permettent d’appliquer des styles de présentation au contenu d’un site. Il existe plusieurs versions de syntaxe pour ces feuilles de style. Ces versions sont appelées niveaux. Un niveau a même été conçu spécifiquement pour les sites mobiles : le profil CSS Mobile. Si le site cible doit être compatible à la fois pour les ordinateurs et les mobiles, il est conseillé de choisir le niveau 1 car il est proche du profil CSS Mobile.

Javascript : Le langage de script pour internet

Javascript est le principal langage de script utilisé sur le web aujourd’hui. Le support de Javascript sur les navigateurs mobiles est très contrasté, allant d’une absence complète de prise en charge, au support des fonctions des dernières versions. Dans ce cas, la solution la plus appropriée est de s’appuyer sur une librairie qui prend en charge la gestion de ces différents contextes. JQuery est l’une des principales librairies pour les développements de site sur ordinateur. Une version dédiée aux mobiles JQueryMobile a vu le jour récemment et simplifie énormément la préparation d’un site pour mobiles.

Images

On distingue 2 types d’images : les images vectorielles et les images en mode point (dîtes aussi bitmap). Pour les images vectorielles, il existe aujourd’hui 2 formats répandus : Flash et SVG. Nous recommandons l’utilisation de SVG car le format Flash n’est pas supporté sur certaines plateformes (comme celles d’Apple qui est un acteur important du marché). Pour les images bitmap, le choix se fera entre JPEG (si une altération légère de l’image est tolérée, comme cela peut être le cas pour des dessins) et PNG (à retenir si les images représentent des diagrammes, des logos ou des icones).

Vidéos

Contrairement aux images, les vidéos ne sont pas des éléments qui étaient nativement reconnus par les navigateurs avant l’arrivée d’HTML version 5. Il fallait donc avoir recours à des plug-ins pour exécuter ces dernières. Cette approche est problématique pour les sites à destination des mobiles. En effet, la disparité des plateformes et la difficulté ou l’impossibilité d’installation de plug-in sur ces dernières rend très difficile un choix de format de vidéo. HTML 5 a introduit une nouvelle balise pour résoudre ces problèmes. Pour autant, la gestion des différents formats de vidéos n’est toujours pas un standard car ces derniers continuent à évoluer rapidement.

S’il faut faire un choix, il conviendrait sans doute d’adopter l’un des 3 formats suivants : H.264, Theora ou WebM. Actuellement Google a annoncé renoncer à supporter le format H.264 et promeut le format WebM. Inversement, un consortium comprenant Apple et Microsoft défend le format propriétaire H.264 et tente de faire valoir des brevets sur le codec VP8 intégré au format WebM.

Autres composants

Il existe d’autres composants présents sur les sites web classiques. Le format PDF est ainsi largement répandu. Mais ces derniers ne disposent pas (encore) d’un support suffisamment grand sur les mobiles pour prendre le pari de les intégrer dans des sites dédiés. 3 2 sites différents pour PC et mobiles ? Avec tous les éléments présentés dans le point précédent, il apparaît nécessaire de prévoir 2 sites différents, l’un pour les PC et l’autre pour les mobiles. Pour autant, la réalisation et la maintenance de 2 sites représente un travail supplémentaire non négligeable. Il est donc important d’étudier comment réduire ce surcoût de travail. Pour cela, il existe 2 approches différentes.

Préparer 2 sites, tout en mutualisant au maximum leur développement

Cette approche est la plus coûteuse mais c’est celle qui permet de produire les sites pour mobiles les plus aboutis dont le contenu peut être vraiment spécifique au support. Le travail de conception porte sur la mutualisation de la structure et du contenu qui peuvent l’être sur les deux environnements cibles. Il reste malgré tout un travail conséquent d’adaptation pour les 2 types de sites.

Préparer le squelette d’un site et disposer d’un système de génération de sites pour ordinateurs et pour mobiles

Cette approche est très pratique lorsque le besoin correspond à un CMS. Les dernières versions des principaux CMS, à l’image de Drupal ou SPIP, permettent ainsi de générer à partir d’une base commune des sites pour ordinateurs ou pour mobiles. Cette approche évite de devoir faire la plus grosse partie du travail d’adaptation. Elle requiert toutefois des tests et des ajustements dans certains cas.

Est-il possible de ne pas adapter son site internet PC aux mobiles ?

Il existe une solution gratuite, mais généralement peu satisfaisante. Elle consiste à utiliser les solutions d’adaptation de contenu mis en place par certains opérateurs de réseaux mobiles ou certains moteurs de recherche tels que Google ou Bing. Il est inutile de préciser que cette adaptation se fait selon des règles qui ne tiennent pas compte des spécificités du site puisqu’elles doivent pouvoir s’appliquer à tous les sites transitant par l’opérateur ou le moteur de recherche. C’est un proxy d’adaptation qui se charge de ce travail. Les résultats obtenus sont acceptables pour les mobiles basiques.

Par contre, le système révèle ses limites avec des mobiles plus évolués sur lesquels on peut attendre un rendu plus optimisé. Il est heureusement possible de désactiver ces adaptations automatiques à l’aide de quelques directives insérées dans les pages html. C’est fort utile lorsque l’adaptation a déjà été réalisée à l’aide de l’une des 2 premières solutions.

Dans le cas d’un site spécifiquement conçu pour les mobiles, il ne faut pas oublier de bien communiquer sur cette adaptation. L’utilisation judicieuse d’un suffixe de nom de domaine de type .mobi y contribue sans aucun doute (attention toutefois à respecter les pratiques prescrites par la joint venture mTLD en charge de l’attribution des noms de domaine ayant ce suffixe). 4 Et demain… Les éléments qui ont été abordés dans cet article concernent ceux qu’il est possible de rencontrer aujourd’hui sur un site web. Or, les mobiles apportent des fonctionnalités nouvelles par rapport à un ordinateur. Il est plus que probable que les sites web pour mobiles de demain tireront parti de ces spécificités. Voici donc quelques tendances possibles :

Géolocalisation

La géolocalisation avec un mobile ouvre des perspectives intéressantes pour un ensemble de besoins liés à la position ou à l’itinéraire pour les utilisateurs. De nombreux sites web peuvent ainsi s’enrichir de fonctions clef pour les mobinautes : visite de sites, itinéraire pour aller à une adresse, affichage de cartes, jeux de parcours… Il existe une API Javascript qui offre déjà cette fonctionnalité de géolocalisation qui est exploitable sur l’iPhone, sur Androïd et sur Opera Mobile.

Interactions audio

La fonction première des mobiles était la possibilité d’avoir une conversation téléphonique avec un interlocuteur. L’appareil dispose donc par défaut d’un système d’acquisition de la voix. Il est possible de lui associer un système de reconnaissance vocale. L’intérêt d’un tel système est de pouvoir piloter les applications du mobile à la voix et offrir ainsi une nouvelle manière d’interagir avec ces dernières. Ce système permet de compenser les contraintes liées au clavier et au dispositif de pointage moins aisé à utiliser sur ce type de support. Toutefois, il faut disposer d’API spécifiques permettant de tirer parti de ce nouveau type interaction. Plusieurs groupes travaillent actuellement sur ce type de projet.

Accéléromètre

L’accéléromètre est un autre système qui se retrouve de plus en plus souvent sur les smartphones. Il est actuellement exploité à partir d’applications conçues nativement pour les appareils. Il est tout à fait envisageable d’imaginer de futures API qui exploite cette possibilité. Des projets sont en cours et quelques plateformes bénéficient déjà d’une API Javascript (QtWeb Runtime).

Technologies web et applications natives

Depuis quelques années, il existe un débat autour de l’approche qui doit être faite lors de la réalisation d’une application sur mobile : Faut-il choisir de développer une application native ou bien une application web pour mobile ? Au-delà des querelles de clocher qui peuvent animer les groupes de discussion, il convient de bien garder en tête quels sont les avantages et les inconvénients des deux approches pour faire son choix. A terme, il est tout à fait imaginable d’envisager des applications qui pourraient être mixes pour bénéficier des avantages des deux approches.

Renvois bibliographiques

« Relever le défi du Web mobile » (François DAOUST, Dominique HAZAEL-MASSIEUX – EYROLLES)
« Les bonnes pratiques du web mobile », Site du W3C (http://www.w3c.org/2007/Talks/11-parisweb/#%281%29)
« dotMobi Mobile Web Developers Guide », Site de mobiForge (http://mobiforge.com)

Réussir une reprise de données

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La reprise de données

La reprise de données constitue une des étapes les plus délicates au sein d’un projet d’implémentation d’un logiciel de gestion. En effet, elle doit souvent être réalisée très rapidement juste avant le démarrage d’un projet. De plus, elle est susceptible de reporter ce démarrage, en cas de problèmes bloquants, ce qui entraîne des coûts supplémentaires.

Or, il arrive très souvent que cette phase pose des problèmes, soit :

bloquants, du fait de données impossibles à reprendre,
consommateurs de charges supplémentaires non prévues (chez le prestataire en charge de la reprise et chez l’entreprise elle-même), en raison de la complexité de la reprise de données, qui a été identifiée trop tard par les acteurs en charge de cette dernière.

Ces problèmes sont principalement dus à l’analyse, qui n’est pas toujours réalisée de façon exhaustive. En effet, il est nécessaire lors de cette phase de mettre en parallèle tous les champs de données du logiciel source avec les mêmes champs au sein du logiciel de destination. Bien entendu, cela nécessite au préalable d’avoir identifié ces champs au sein du nouveau logiciel, soit via l’utilisation de champs existants, soit via la création de nouveaux champs. Or, pour cela, la compréhension du mode de fonctionnement du logiciel source est indispensable.

Jeux de tests

A partir du moment où cette analyse a été réalisée, il s’agit de réaliser en premier lieu un test avec un volume de données peu important (par exemple, 10 % des données à reprendre).

Cela permet d’identifier les principales anomalies, et de les corriger rapidement. Ce test doit avoir lieu au moins 1 à 2 mois avant la reprise complète des données. La date du test est déterminée en fonction du volume des données, ainsi que du délai prévisionnel de correction des anomalies rencontrées.

Ensuite, en fonction de l’importance de ces dernières, un second test peut être programmé.

Ces tests permettent notamment :

de s’assurer que la reprise des données se déroulera dans les meilleures conditions,
de prévoir précisément la durée de la reprise des données.

Dans le cas où des statistiques sont générées dans le logiciel source, il s’agit de procéder aux éditions correspondantes, puis de contrôler dans le logiciel de destination que les données restituées au sein des nouveaux états sont identiques.

Un planning, mais pour quoi faire ?

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Le planning !

Qui dit planning dit tenue du planning. Voilà une charge de travail que je vois souvent supprimée ou trop fortement réduite dans bon nombre de projets. Mais au fait, à quoi ça sert un planning ?

Bien souvent le chef de projet (expérimenté) sur des projets de taille moyenne a en tête les tâches à mener et le besoin d’un planning ne se fait pas nécessairement ressentir.

Il est donc bien entendu possible de mener à bien un projet sans pour autant faire un planning.

Cela est principalement lié à la taille du projet et aux risques que l’on accepte de prendre sur le projet.

Dans la catégorie casse-cou (du genre saut du grand canyon à moto), il y a ceux qui réussissent et ceux qui y laissent leur peau. L’expérience montre que ceux qui réussissent sont justement ceux qui vont le mieux préparer et planifier leur action afin d’anticiper les risques et de les prévenir. Et bien dans les projets informatiques, c’est un peu pareil.

Les bonnes questions à se poser

En effet, l’élaboration d’un planning oblige à se projeter dans le futur, à réfléchir aux tâches à mener ce qui amène naturellement des questions :

untel a-t-il bien été prévenu des tâches qu’il va devoir réaliser ?
les ressources disponibles sont-elles suffisantes ?
les ressources sont-elles sous occupées, sur occupées ?
avons-nous bien l’ensemble du budget associé aux tâches ?
l’absence de X sur telle période a-t-elle été intégrée ?
pour mener telle tâche je vais avoir besoin de telle autre tâche qui n’était pas prévue ?
les délais impartis sont-ils réalistes ?
manque-t-il des tâches ?
etc…

Rien que l’exercice de création d’un planning est déjà riche d’enseignement en matière de gestion prévisionnelle d’un certain nombre de risques.

Un outil de communication

Le planning est aussi , il permet de partager la vision des travaux à réaliser avec l’ensemble des intervenants. Il permet à chacun de visualiser ce qu’il doit faire, de vérifier si des tâches n’ont pas été oubliées et si tout le monde a confiance dans le fait de mener à bien les tâches dans les délais prévus.

Avec le planning vient la gestion prévisionnelle des ressources et charges associées. Il est essentiel de pouvoir suivre régulièrement le taux d’occupation prévisionnel des ressources. Le problème ici est qu’il est souvent tentant pour bon nombre de personnes de ne pas vouloir connaître l’occupation prévisionnelle des ressources. A court terme, il est bien plus facile de ne pas se poser de questions sur les problèmes potentiels plutôt que de faire face à la réalité. Dans le meilleur des cas, les ressources concernées vont alerter. Bien souvent, il n’y a pas d’alerte par rapport aux surcharges de travail et ça dégénère car il est trop tard.

L’autre avantage du planning est qu’il permet de suivre l’avancement des tâches. En effet, tout dérapage est susceptible de remettre en cause la date de fin.

Le suivi du planning sera d’autant plus fréquent que l’on va approcher des phases critiques du projet telles que la mise en production par exemple. Plus on approche de la mise en production, plus chaque intervenant doit être en phase avec ses tâche et plus les dérapages potentiels doivent être rapidement détectés pour être corrigés. C’est un peu comme un avion qui s’apprête à atterrir et qui intensifie son échange avec la tour de contrôle à l’approche de la piste.

Enfin, il permet de visualiser immédiatement les impacts d’un dérapage (ou d’une avance) de tâche et de prévenir les personnes concernées.

Bien sûr cette gestion de planning à un coût qui est directement proportionnel au nombre de tâche, de ressources et à la fréquence de mise à jour.

Le planning est donc un instrument de pilotage essentiel et indispensable à partir d’une certaine taille de projets. Inutile de préciser que cet instrument n’est certainement pas Excel.

Comment réussir un cahier des charges fonctionnel ?

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Du recueil des besoins au cahier des charges

De notre point de vue, il est essentiel de bien identifier les acteurs qui vont participer à la rédaction du cahier des charges et auprès desquels il sera nécessaire de recueillir les besoins. Ces personnes seront choisies en fonction de leur capacité à identifier et à définir des besoins, ainsi qu’à se projeter dans l’avenir. Il s’agit de personnes qui ont une vue constructive des améliorations qu’il serait souhaitable d’apporter par rapport au fonctionnement actuel.

Bien entendu, ces utilisateurs représentatifs de leurs métiers devront pouvoir dégager le temps nécessaire pour non seulement exprimer des besoins mais également relire des comptes rendus de réunion, lire le cahier des charges et le valider.

Le recueil des besoins est pratiquement un métier en soi. En effet, les utilisateurs ont souvent besoin d’être guidés et la compréhension de leurs besoins doit être constamment vérifiée. Pour cela, diverses techniques peuvent être utilisées comme par exemple :

comparaisons par rapport à ce qui se fait chez des confrères,
workflow,
schémas,
maquettes d’écrans,
Etc.

Dans le cadre de l’expression des besoins, il arrive parfois que certains besoins exprimés soient contradictoires. Il est dans ce cas très utile de pouvoir disposer d’un représentant des utilisateurs qui dispose du pouvoir de décision en cas de désaccord entre les utilisateurs.

« Fonctionnel… »

Pour le démarquer des cahiers des charges techniques, le cahier des charges qui décrit les besoins est parfois également appelé « Cahier des charges fonctionnel ». Cette caractérisation ne doit cependant pas faire oublier tous les autres types de besoins.

En ce qui concerne les besoins, il ne s’agit pas bien entendu que des besoins fonctionnels. Il est essentiel de traiter également de nombreux autres besoins tels que par exemple les besoins en matière de performances, d’ergonomie ou de sécurité.

La qualité des écrits est bien entendu fondamentale dans le cadre de la rédaction du cahier des charges. Le cahier des charges se doit d’être limpide et sans ambigüité. Pour ce faire, il sera agrémenté d’exemples à chaque fois que possible. A ce sujet, AMJ recommande d’établir notamment une charte rédactionnelle qui servira de guide tout au long de la rédaction du cahier des charges.

La présentation générale est aussi importante, elle doit être jolie et agréable et donner envie au lecteur de lire le document. En aucun cas elle doit rebuter le lecteur.

Il ne faut pas non plus confondre le quoi et le comment. En effet, le cahier des charges tout en étant très structuré doit refléter le besoin métier de l’utilisateur (le quoi). Il ne doit pas exposer des solutions informatiques (le comment) mais des besoins fonctionnels ou métiers.

Les pièges à éviter

Certains pièges sont aussi à éviter, il est essentiel de ne pas non plus tomber dans le syndrome de la recherche de la cible fonctionnelle parfaite qui conduit souvent à définir une usine à gaz. Il convient donc de savoir procéder à des arbitrages lorsque nécessaire afin de ne pas trop complexifier les besoins.

Même s’il est important qu’il soit précis et relativement complet, le cahier des charges n’est pas non plus une spécification fonctionnelle détaillée et il convient de savoir s’arrêter au bon moment pour passer à sa validation.

La validation du cahier des charges est un acte très délicat mais particulièrement important. En effet, les cahiers des charges sont souvent des documents volumineux et peu agréables à lire. L’expérience montre qu’ils sont souvent validés sans être réellement lus ce qui peut s’avérer catastrophique pour le projet. Pour que les cahiers des charges soient lus les utilisateurs doivent disposer d’un temps de validation et la clarté du document contribue aussi largement à sa lisibilité. Le fait de solliciter les utilisateurs pour une signature manuscrite constitue un acte d’engagement fort qui contribue à une réelle validation.

Enfin, il ne faut toutefois pas confondre la réussite du cahier des charges avec la réussite d’un projet qui sont deux éléments liés mais très différents.

Pourquoi est-il nécessaire de rédiger un cahier des charges ?

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Telle est la question

La question pourrait être la même lorsqu’il s’agit de construire un immeuble, une voiture ou n’importe quel autre objet : pourquoi faut-il faire des plans ? Il faut faire des plans parce que cela permettra déjà de savoir quel est le produit fini attendu et surtout, cela permettra de faire une estimation de coûts et de délais.

En d’autres termes, si votre budget et vos délais sont très extensibles (ce qui est plutôt rare), il est possible de ne pas réaliser de cahier des charges. Cela signifie que vous avez les moyens de payer pour demander aux réalisateurs de

casser tout ou partie de ce qui a été élaboré pour le refaire d’une autre façon. Réaliser un cahier des charges nécessite du temps et de la réflexion. Cela requiert donc un effort et il est en effet très séduisant de penser que par miracle, il serait possible de s’affranchir de formaliser ses besoins. Personnellement, je ne connais aucun métier dans lequel il est possible d’obtenir quelque chose pour un délai et un coût donné sans l’avoir préalablement décrit avec un minimum de précisions.

Si les besoins ne sont pas précisément décrits, le risque est bien évidemment d’obtenir un service qui ne répond pas aux besoins ou qui y répond mais de façon partielle. Comment expliquer et démontrer alors que les besoins attendus ne sont pas pris en compte si aucun cahier des charges n’a été rédigé. Ainsi à la question « Pourquoi est-il nécessaire de faire un cahier des charges ?», il est possible de répondre avec une autre question « Comment puis-je faire pour vérifier que mes besoins ont bien été pris en compte et comment démontrer qu’il existe des manques le cas échéant ?».

Les bonnes pratiques

Ne pas réaliser de cahier des charges va à l’encontre des bonnes pratiques reconnues au plan international. Cf ITIL service design : Identifying service requirements : “The need for accurate and representative information from the business is paramount”.

Il ne faut cependant pas confondre cahier des charges et carcan. Si certains considèrent parfois le cahier des charges comme un carcan trop rigide, ce n’est pas le cahier des charges en lui-même qui est trop rigide mais bien souvent le budget du projet et le délai associé.

En effet, tant que le cahier des charges n’est pas validé, il est toujours possible de modifier les besoins qui le composent (en réajustant le délai de livraison associé). Après validation du cahier des charges, il doit toujours être possible d’apporter des modifications au projet pour autant que cela ait été prévu dans le projet. Ces modifications seront alors à traiter en tant qu’évolutions. Cependant, pour que tout cela soit possible, encore faut-il l’avoir prévu en amont. Ainsi, dès le début du projet, en plus du coût du projet lui-même, il convient de prévoir un coût d’évolutions.

Prévoir que le projet évoluera

Deux grandes erreurs sont souvent commises : le refus des évolutions en cours de projet (après rédaction du cahier des charges) et le refus des évolutions à l’issue de la mise en production. Cela provient essentiellement du fait que l’on pense que les personnes qui rédigent le cahier des charges disposent d’une boule de cristal qui leur permettra de préciser 100% des besoins. Dans la pratique, ce n’est jamais le cas. En 20 ans d’expérience, je n’ai jamais vu un projet aboutir sans un minimum d’évolutions.

Lorsque les enveloppes de budget d’évolutions ne sont pas prévues au début du projet, cela génère systématiquement des tensions entre maîtrise d’œuvre et maîtrise d’ouvrage avec des personnes qui finissent parfois par travailler les unes contre les autres. Or, comment est-il possible de réussir un projet lorsque les parties prenantes travaillent les unes contre les autres au lieu de travailler ensemble ? Bien entendu, toute nouvelle application induit un changement et il existe toujours des utilisateurs réfractaires. Si les évolutions ne sont pas possibles ou trop limitées, ils vont alors trouver là une aubaine formidable pour enterrer définitivement le projet.

Le fonctionnement basé sur la prévision des évolutions s’apparente un peu au fonctionnement des méthodes agiles avec 3 itérations. Une première qui couvre 80% des besoins et qui découle du cahier des charges initial.

Une seconde qui devrait couvrir environ 10% de besoins supplémentaires découverts après la rédaction du cahier des charges. Une troisième qui doit permettre de mettre en œuvre les 10% restants. Ainsi, dans ce type de démarche, le nombre d’itérations est connu et fixé d’avance, ce qui permet un bon cadrage du budget global.

Gérer le risque

Il existe également un risque très important lié au fait de ne pas (ou mal) faire de cahier des charges : il se peut tout simplement qu’une fonction fondamentale ne soit tout simplement pas réalisable avec l’outil de développement retenu. Si cette fonction est identifiée par les utilisateurs alors que 80% du projet est déjà réalisé, tout peut alors être mis à la poubelle… Si le choix d’un outil est généralement fait en amont du cahier des charges, dans le cadre d’une étude d’opportunité par exemple, c’est pendant ou à l’issue du cahier des charges (tant que rien n’a été construit) qu’il est encore temps de changer d’outil de construction si nécessaire. En l’absence de cahier des charges, cette nécessité de changement risque fort d’intervenir trop tard.

Enfin, le cahier des charges permet aussi de détecter si le besoin est suffisamment mûr ou non. En effet, le simple fait de mettre les besoins par écrit permet parfois de détecter des avis divergents ou des changements d’avis intempestifs. Il est bien entendu nettement préférable de traiter ces divergences et incertitudes dans le cadre de la rédaction d’un cahier des charges plutôt que de construire directement pour tout casser ensuite.

Comment décrire un besoin ou comment rédiger un cahier des charges ?

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Le cahier des charges

Bien entendu, les utilisateurs peuvent exprimer leurs besoins comme ils le souhaitent. Cependant le document qui servira de référence en la matière correspondra au cahier des charges.

La phase de rédaction du cahier des charges correspond en quelques sortes à la phase dans laquelle sont posées les fondations du projet.

Les phases qui suivent le cahier des charges visent à construire le projet à partir des éléments qui ont été définis dans le cahier des charges. Le contenu du cahier des charges est en ce sens tout particulièrement important.

En effet, l’expérience montre que plus les erreurs produites dans le cahier des charges sont détectées tardivement dans les phases qui suivent, plus leur correction à un coût élevé.

Il est clair que dans la construction d’un pont ou d’un immeuble, il coûte très cher de corriger un défaut dans les fondations lorsque les ouvriers sont en train de faire les finitions ou la toiture.

L’expérience montre également que les descriptions de fonctions souffrent facilement de très nombreux maux lorsqu’elles ne sont pas écrites de façon professionnelle et structurée comme par exemple :

manque de clarté,
ambiguïtés,
absence de traçabilité,
manque de cohérence,
oublis,
etc..

Le cahier des charges se doit également d’être précis. Lorsqu’il existe des imprécisions qui subsistent à l’issue du cahier des charges et des spécifications (ce qui arrive parfois), cela se transforme souvent en source de litige.

La maîtrise d’ouvrage aura tendance à dire « C’était évident ». L’expérience montre cependant que rien n’est évident.

Exemple :

Dans un projet de base documentaire, nous avions demandé un moteur de recherche avancée qui selon le cahier des charges devait permettre des recherches sur mot clés.

Dans la première livraison, le moteur permettait des recherches sur mots clés à condition de tous les saisir dans l’ordre où ils avaient été saisis lors du dépôt du document dans la base. Inutile de préciser que c’était inutilisable.

Dans la seconde livraison, il n’était possible de saisir qu’un seul mot clé dans la zone de mots clés du moteur de recherche avancée. Cette version était déjà mieux mais plutôt très limitée pour un moteur de recherche dit « avancé ».

Enfin, la troisième version fut la bonne.

Le bon équilibre

Bien entendu, le cahier des charges ne doit pas tout préciser. Il ne faut pas non plus tomber dans le syndrome de l’excès de précisions qui risque d’être trop consommateur de temps et de budget. En effet, dans les projets, la hiérarchie attend des résultats concrets et de façon « rapide ». Passer trop de temps sur la phase de cahier des charges agace souvent assez vite les managers, ce qui peut conduire dans certains cas à l’abandon du projet avec pertes et fracas.

La rédaction d’un cahier des charges repose de plus sur un savoir faire qui couvre plusieurs domaines :

savoir cadrer le besoin (objectifs, périmètre,…),
savoir le recueillir,
savoir le comprendre,
savoir trouver le bon niveau de détail,
savoir le formaliser.

Qualité

Enfin, étant donné que le cahier des charges va devoir servir de référence (lors de la phase de recette) pour vérifier si les besoins ont bien été pris en compte et si la qualité est assurée, il doit prendre en compte les grands critères de qualité des logiciels décrits dans la norme ISO 9126 (maintenant intégrée dans la famille des normes ISO 25000).

Autant dire que les risques de défauts dans les fondations des projets sont nombreux si le cahier des charges ne tient pas compte des éléments qui précèdent. Dans la pratique, il est considéré que 80% des problèmes rencontrés dans les applications trouvent leur origine dans la phase de rédaction du cahier des charges (ITIL).

De plus, tous les référentiels de qualité s’accordent pour dire que la qualité se forge le plus en amont possible des projets.

Bien entendu, pour permettre de produire un cahier des charges de qualité qui soit en mesure de servir de fondations aux projets, AMJ a produit un référentiel méthodologique complet qui détaille chacun de ces aspects. De la même façon qu’il existe des techniques pour construire les fondations d’une maison, il existe aussi des techniques pour élaborer les fondations d’un projet.